ปรับปรุงใหม่ล่าสุด “มาตรฐานการจัดการโครงการ”

ปัจจุบัน การดำเนินโครงการทั่วโลกมีเป็นจำนวนมากและสามารถสร้างมูลค่าอย่างมหาศาลให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่มีการวิจัยที่แสดงให้เห็นว่ามีโครงการเพียง 35% เท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายซึ่งแสดงว่ามีการสูญเสียทั้งเวลา เงิน ทรัพยากร และโอกาสไปแล้วเป็นอย่างมาก

อย่างไรก็ตาม โครงการทั่วโลกมีความสำคัญในการเป็นแรงขับเคลื่อนสำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมในด้านนวัตกรรม การเติบเจริญเติบโต และความสำเร็จในระดับหนึ่ง ซึ่งสถาบันการจัดการโครงการ หรือ PMI (Project Management Institute) คาดการณ์ว่ามูลค่าของกิจกรรมโครงการทั่วโลกจะอยู่ที่ 20 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2570 (ค.ศ.2027) ซึ่งจะสร้างงานจำนวนนับไม่ถ้วนสำหรับคนจำนวน 88 ล้านคนทั่วโลก ยิ่งไปกว่านั้น การประมาณการเหล่านี้เกิดขึ้นก่อนที่ประเทศต่างๆ จะเริ่มใช้จ่ายในโครงการฟื้นฟูจากโรคระบาด ซึ่งโครงการต่าง ๆ จะมีคุณค่าต่อเศรษฐกิจและสังคมเป็นอย่างมาก

องค์กรที่เน้นเป้าหมาย จะมีระดับการรักษาพนักงานสูงขึ้น 40%

อันที่จริงแล้ว การจัดการโครงการไม่ได้เป็นเพียงแค่เรื่องการตั้งเป้าหมายเท่านั้น แต่มีการกำหนดขอบเขต กำหนดเวลา และการตัดสินใจงบประมาณ  ซึ่ง “โครงการ” นั้น มีความหมายเป็นอย่างยิ่งในการทำงานและสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้กับสมาชิกในทีมโดยทำให้ทุกคนมีจุดมุ่งหมายร่วมกัน  ดังเช่นผลการศึกษาของดีลอยท์ (Deloitte) พบว่าโครงการไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่สร้างรายได้ให้กับบริษัทเท่านั้น  สำหรับบริษัทที่เน้นเป้าหมายจะมีอัตราการคงอยู่ของพนักงานในระดับสูงขึ้นถึง 40% โดยทำให้บุคลากรรู้สึกมีส่วนร่วมในงาน มีแรงจูงใจในการทำงานและได้รับมุมมองที่กว้างขึ้นว่าโครงการนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่มากกว่าเรื่องของการสร้างรายได้

อย่างไรก็ตาม โครงการจำนวนมากไม่สามารถประสบความสำเร็จได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่มีความท้าทายเช่นนี้ ดังนั้น ทำอย่างไร ธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ จึงจะดำเนินงานโครงการให้บรรลุตามเป้าหมายได้

คำตอบคือ ธุรกิจและองค์กรต่างๆ ต้องมีพื้นฐานการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนการมีโครงสร้าง ทักษะ และเครื่องมือที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายโครงการ  การจัดการจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ สามารถได้รับการนำไปปฏิบัติอย่างสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งผู้นำและผู้มีบทบาทสำคัญในโครงการ จำเป็นต้องมีเทคนิคการจัดการโครงการอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งหากดำเนินการได้อย่างถูกต้องแล้ว ก็จะช่วยให้องค์กรต่าง ๆ ได้รับผลตอบแทนหรือทำกำไรได้สูงสุดโดยใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด สามารถลดต้นทุน  เพิ่มผลผลิตของพนักงานหรือสมาชิกในทีม และบรรลุความพึงพอใจของลูกค้า

มาตรฐานไอเอสโอที่ช่วยจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในสถานการณ์ที่การแข่งขันทางธุรกิจเป็นไปอย่างเข้มข้นเช่นนี้ ธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อสามารถนำนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ไปใช้ แต่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต้องมีการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้องค์กรทำงานอย่างเป็นระบบโดยสามารถดำเนินการแล้วเสร็จได้ตามลำดับอย่างเหมาะสม ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ไปจนถึงการใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการได้

ล่าสุดเมื่อปี 2565 ไอเอสโอได้ปรับปรุงมาตรฐาน ISO 21503, Project, program and portfolio management – Guidance on program management และ ISO 21504, Project, program and portfolio management – Guidance on porfolio management ที่ช่วยกำกับดูแลและจัดการโครงการ ให้สามารถนำโครงการต่างๆ ขององค์กรไปสู่ความมีประสิทธิภาพที่สูงขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

สำหรับคำว่าโปรแกรม คือกลุ่มของโครงการ (Project) ที่คล้ายคลึงกันหรือเกี่ยวข้องกัน และมักจะได้รับการจัดการและประสานงานกันเป็นกลุ่มแทนที่จะเป็นไปอย่างโดด ๆ ซึ่งมาตรฐาน ISO 21503 ได้ให้แนวทางไว้แล้วเกี่ยวกับแนวคิด ข้อกำหนดเบื้องต้น และแนวทางปฏิบัติของการจัดการโปรแกรมที่มีความสำคัญและมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ในทางกลับกัน พอร์ตโฟลิโอคือกลุ่มของโปรแกรมต่างๆ ภายในองค์กรเดียวกัน ซึ่ง ISO 21504 ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับหลักการของการจัดการพอร์ตโครงการ (program portfolio management) และโปรเจคท์ ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การจัดการพอร์ตโครงการและโปรเจ็คท์จะสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรในการสร้างมูลค่าด้วย (อ่านเพิ่มเติม เรื่อง Program, Project และ Portfolio)

ทำสิ่งที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น เพื่อปลายทางที่สำเร็จ 

สำหรับธุรกิจและองค์กรทั่วไปสามารถก้าวผ่านความเปลี่ยนแปลงได้หลายครั้งและหลากรูปแบบ นับตั้งแต่ปรับกระบวนการภายในเพียงเล็กน้อย การปรับโครงสร้างองค์กร การปรับกลยุทธ์ ไปจนถึงการเปลี่ยนไปสู่การใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลและการทำงานระยะไกล หรือการนำเอไอไปใช้วิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งทำให้เกิดความท้าทายใหม่ ๆ สำหรับพนักงาน และการนำโครงการและระเบียบวิธีต่าง ๆ ไปใช้จะช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและเกิดการยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญได้ง่ายขึ้น

ในธุรกิจและองค์กรต่างๆ มักประสบกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่อยู่เสมอ และโครงการต่าง ๆ ก็ยังคงดำเนินต่อไปท่ามกลางวิวัฒนาการในที่ทำงานซึ่งมีสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา แต่สิ่งที่จะช่วยให้โครงการต่างๆ ของธุรกิจและองค์กรก้าวไปข้างหน้าแล้วประสบความสำเร็จ คือ การเริ่มต้นดำเนินโครงการให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น และมาตรฐานสากลที่ช่วยให้โครงการเริ่มต้นได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมายในที่สุดก็คือ ISO 21503 และ ISO 21504  อย่างไรก็ตาม มาตรฐานนี้เป็นเพียงแนวทางสำหรับการจัดการโครงการเท่านั้น แต่ไม่รวมถึงแนวทางด้านกระบวนการ วิธีการ หรือการจัดการพอร์ตทางการเงินแต่อย่างใด

ผู้สนใจสามารถศึกษาได้จากห้องสมุดสำนักงามาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (สมอ.) หรือสั่งซื้อได้จากเว็บไซต์ของไอเอสโอ

ที่มา: https://www.iso.org/contents/news/2022/06/newsproject-based-management.html

 695 ผู้เข้าชมทั้งหมด